Om avtalepartnarane

Kommunane

Den einskilde kommunen er ein kommune i Noreg. Lov- og regelverk heimlar bruk av, og fastset tryggingsnivå for, alle data kommunen forvaltar. Kommunane pliktar å forvalte alle data innanfor dei rammene som lov- og regelverk set.

IKT Nordhordland skal bidra til at kommunane stettar alle lovkrav ved at alle krav til konfidensialitet, integritet og tilgjenge til dei data kommunane forvaltar, vert ivaretekne.

Ein føresetnad for dette er at kommunane agerer i tråd med anbefalingar frå IKTNH, slik desse er skildra i del 3 i dette dokumentet.

 

IKT Nordhordland

IKT Nordhordland – heretter omtala som IKTNH – er ein driftsorganisasjon basert på eit samarbeid mellom Austrheim, Fedje, Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen, Osterøy, Radøy og Vaksdal kommunar. Samarbeidet er etablert i tråd med §27 i Kommunelova.

IKTNH skal ivareta samarbeidskommunane sine oppgåver knytt til ikt-relatert innkjøp, drift, support, service, informasjonstryggleik, og tilhøyrande tenesteområde . Pr. oktober 2018 yter IKTNH tilsvarande tenester til kommunane Austevoll og Samnanger.

IKTNH skal sikre høg kvalitet og kostnadseffektivitet på leveranse og utvikling av IKT-tenester til kommunane.

For at IKTNH skal kunne yte tenester i tråd med tenesteskildringane i avtalen, må ein leggje til grunn at IKTNH har avgjerdsmynde i alle spørsmål som er knytte til desse tenestene.

IKTNH kan levere tenester til andre i tråd med prinsipp som vert vedtekne av kommunane og styret i IKTNH.

 

Det formelle grunnlaget for tenesteleveringavtalen

Tenesteleveringsavtalen er heimla i desse to dokumenta :

Vedtektene for IKTNH

Vedtektene skildrar IKTNH si organisering, samt det avtalemessige samarbeidet mellom kommunane og IKTNH som denne organiseringa er bygd på.

Datahandsamaravtalen

Kvar kommune må inngå ein eigen datahandsamaravtale med IKTNH. Datahandsamaravtalen skildrar kva ansvar den einskilde kommunen har som forvaltar av data, og IKTNH sitt datahandsamaransvar.

 

To tenestekategoriar : Basistenester og plusstenester

Om basistenester

Dette er tenester innan dei tenesteområda som er omfatta av tenesteleveringsavtalen, og som er skildra i eigne punkt under kvart tenesteområde i del 3 av dette dokumentet.

Det er IKTNH som til ei kvar tid avgjer kva tenester som skal definerast som basistenester, etter framlegg frå og i samråd med styret for IKTNH. Dette betyr at tenester kan definerast som basistenester, dersom til dømes eit fleirtal av kommunane ynskjer denne tenesta utført.

Ein legg til grunn at basistenester er tenester som alle kommunane gjer seg nytte av, og som kvar kommune finansierer sin del av via driftstilskot. Driftstilskota skal dekkje IKTNH sine drifts- og kapitalkostnader i tråd med vedteke budsjett for IKTNH.

Det er kommunane sjølve som avtalar korleis kostnadane skal fordelast mellom kommunane. Pr 2018 skjer dette etter fylgjande fordelingsnøkkel :

1/3 av kostnadane vert fordelt likt mellom kommunane.

2/3 av kostnadane vert fordelt etter innbyggjartal i kvar kommune.

 

Om plusstenester

Kommunane kan ha ynskje om eller behov for særskilte tenester ut over dei som er definerte som basistenester. Slike tenester kan IKTNH levere som sokalla plusstenester.

Drift av plusstenestene vert ikkje rekna som ein del av tenestene som kommunane gjev driftstilskott til. Dermed må vedkomande kommune eller kommunar finansiere denne drifta særskilt.

Nedunder er døme på prisar for plusstenester, gjeldande for 2018:

• Konsulenttimar : Kr 650 pr time i ordinær arbeidstid (kl.08:00 – 15:30 på normale virkedagar). Særskilte satsar gjeld for arbeid utanom ordinær arbeidstid.
• Drift av standard servar – 2GB internminne, 100GB lagringsplass : kr 25.000 pr år.
• Lisens for programvare til servar – dette er prisar frå leverandør, IKTNH reknar ikkje påslag:
• Microsoft servar : Kr. 7.200
• SQL database : Kr. 49.000
• Lisens for annan relevant programvare : Også her gjeld leverandør sine prisar. IKTNH reknar ikkje påslag.

Kommunen/kommunane som ynskjer at IKTNH skal levere ei plussteneste, må inngå ein særskilt avtale om dette. Denne avtalen skal stadfestast gjennom eit eige dokument, kalla «Stadfesting av avtale om levering av plussteneste».

Tenestetilbodet vert heile tida evaluert, og i den samanheng kan ein kome til å sjå det føremålstenleg å gjere om ei plussteneste til basisteneste. Dersom ein vel å omdefinere plusstenester til basistenester, og desse tenestene då skal finansierast med ordinære driftstilskott, vil kommunen eller kommunane si særskilte finansiering av tenestene falle bort.

 

Tilslutning til avtalen

Ein legg til grunn at kommunane som har slutta seg til eller ynskjer å slutte seg til tenesteytingsavtalen, nyttar seg av tenestene som er omfatta av avtalen, og solidarisk bidreg med sin del av finansieringa av drifta av desse.

Det er likevel to tenester der ein kan sjå for seg at den einskilde kommunen kan la vere å nytte seg av IKTNH sine tenester:

Det eine er dersom ein kommune som sluttar seg til tenesteavtalen, tidlegare har inngått avtalar med ein leverandør, og det vil føre med seg store kostnader å kjøpe seg fri frå denne. Då kan kommunen velje å fylgje denne i avtaleperioden, og deretter slutte seg til avtalen som IKTNH har inngått med leverandør på vegne av kommunane.

Det andre er dersom kommunen vel å opprette ei ordning med eige personvernombod, og ikkje nytte seg av IKTNH sitt personvernombod.

Kommunar som måtte velje dette, er likevel forplikta til å dekkje sin del av IKTNH sine driftskostnader for denne typen tenester. Dei vil også verte fakturerte for ekstra arbeid IKTNH måtte få i samband med denne avtalen.

 

Prosessar og samhandling mellom IKTNH og den einskilde kommunen

IKTNH nyttar standardar for informasjonstryggleik og for drift av IKT, mellom desse ISO27001, ISO 27002 og ISO 9000, samt ITIL-standarden (BS 15000). ITIL-standarden vert nytta for å systematisere og strukturere dei tenester som vert leverte vidare til kommunane.

IKTNH ynskjer å yte best mogleg service for kommunane våre, og difor nyttar ein ITIL inn mot drift og forvaltning av IKT-systema til kommunane våre.

ITIL er eit sett av integrerte funksjonar og prosessar som også har ei beskriving av beste praksis for kvar prosess. Desse prosessane er fleksible og skalerbare og kan tilpassast. IKTNH sine målsetjingar ved å ta i bruk ITIL, samt ei beskriving av prosessane, finn ein i eige vedlegg.

 

Samhandling og møtefora

IKTNH skal vere representerte i driftsmøte med den einskilde kommunen, og i kommunane sine styrings- og strategigruppemøte. IKTNH sine representantar til driftsmøta er ikkje fast oppnemnde, men vert peika ut av dagleg leiar på bakgrunn av kva saker som vert teke opp i det aktuelle driftsmøtet. I styrings- og strategigruppa er dagleg leiar fast utsending frå IKTNH.

Driftsmøte

IKTNH skal i samarbeid med kommunen etablere og gjennomføre driftsmøte.

Driftsmøta skal vere dei fora der detaljerte og løpande saker knytt til IKTNH si oppfylgjing av driftsløysinga til kommunen blir handsama, slik at partane sikrar at driftstenestene vert leverte i tråd med inngått avtale. Kommunen og IKTNH skal i driftsmøta vere representerte med personer som har ansvar for dagleg drift eller dagleg oppfylgjing av dei driftstenester som kommunen mottek. Driftsmøta skal ha avgjerdsmynde innan rammene som ligg i avtalen, men skal ikkje kunne ta avgjerd om tilhøve som føreset endringar i inngått avtale, eller som er av meir overordna eller prinsipiell art.

Driftsmøta skal haldast kvar annan månad. IKTNH er ansvarleg for å kalle inn til desse og for å føre referat frå desse.

Styrings- / strategigruppemøte

Kommunane har etablert ei strategigruppe og gjennomfører strategimøte.

Strategimøta skal vere det forumet der etablering og drift av kommunen sitt driftsmiljø blir fylgd opp på eit overordna nivå slik at partane sikrar at driftstenestene vert leverte i tråd med inngått avtale.

I driftsperioden skal styringsgruppemøta haldast minimum kvar månad. Utviklingsleiar skal føre referat frå møta.

 

Kontaktpersonar hos IKTNH og i kommunane

Ein namngitt person hos IKTNH har det totale kommunenansvaret. Denne personen skal vere proaktiv mot kommunen for å sikre ein god leveranse og effektive prosessar. Denne personen har tilstrekkeleg mynde internt hos IKTNH til å få sett i gang naudsynte forbetringstiltak på ein effektiv måte.

Ein namngitt person i kommunen skal vere kommunen sin kontaktperson andsynes IKTNH. Det er kommunen sitt ansvar å gi vedkomande naudsynt mandat til å ettersjå at kommunen til ei kvar tid kan få sett i gang naudsynte tiltak for å sikre etterleving av innhaldet i tenesteleveringsavtalen.

Oversikt over ansvarlege for dei ulike tenestene i IKTNH og kommunane skal finnast i eit eige dokument som til ei kvar tid er oppdatert, og som er å finne som eit vedlegg til denne avtalen.

Service manager

IKTNH sin tenesteansvarlege (Service manager) skal lede eller vere sentral i planlegging og gjennomføringa av prosjekt inn mot kommunen.

Rutinar for rapportering og varsling

IKTNH rapporterer slik at det er enkelt å fylgje opp kvaliteten i tenesteleveransane mot avtalte TLA-ar. Rapporteringa framstår i samsvar med inngått avtale og viser det korrekte bildet. IKTNH sitt rapporteringsverktøy/ -moduler er automatisert.

IKTNH skal rapportere på status for servicenivået på alle tenester der garantert servicenivå er gitt. Rapportane som dokumenterer servicenivået skal vise avvik frå garanterte TLA-krav.

Fakturering og betalingsvilkår

Ein skil her mellom utgifter som kvar kommune har ansvar for, og fellesutgifter som vert betalt av IKTNH på vegne av dei samarbeidande kommunane.

Fellesutgifter vert fordelt mellom kvar einskild kommune i tråd med oppsett fordelingsnøkkel eller tenesteavtale.

Utgifter som IKTNH har og som skal dekkjast av ein einskild kommune, til dømes utgifter til etablering og konfigurering av nettverk på kommunen sine lokasjonar, vert fakturert kommunen.

Utgifter knytt til den einskilde kommunen sine innkjøp av pc-ar, leige av periferutstyr, lisensleige etc., vert fakturert kvar kommune direkte frå leverandør. IKTNH har ikkje noko ansvar for at desse fakturaane vert godtgjort.

Betalingsvilkår skal til ei kvar tid gå fram av angåande faktura.

 

Inngåing og oppseiing av avtalen

Ein syner her til §16 i vedtektene for IKTNH, der det står :

§ 16 Uttreden, oppløsning og utelukkelse :

En samarbeidskommune kan tre ut av samarbeidet etter skriftlig varsel til styret. Uttreden kan tidligst finne sted to år etter at skriftlig varsel om oppsigelse er mottatt av styret, og iverksettes fra det derpå følgende årsskifte.

Opphør av samarbeidet kan kun skje dersom samarbeidskommune er enige om det. Vedtak om uttreden eller oppløsning gjøres av kommunestyret i den enkelte samarbeidskommune.

Utløsningssummen fastsettes i samsvar med bestemmelsene i lov om interkommunale selskaper § 30. Tilsvarende gjelder den uttredende samarbeidskommunes heftelser overfor samarbeidets kreditorer.

Spørsmål knyttet til uttreden og oppløsning kan bringes inn for departementet jf. kommuneloven § 27 nr. 3, annet ledd.

Utelukkelse av en samarbeidskommune som vesentlig misligholder sine forpliktelser i samarbeidet reguleres i samsvar med lov om interkommunale selskaper, § 31.